Firma yöneticileri ve personelinin çalışma
kapasitesinin fazlasıyla dolu olması ve bu yüzden ek işler yüklenmelerine
olanak bulunmaması;Danışman nasıl Seçilir ? Danışmanla Nasıl Çalışılır ?
Bir
danışmandan alacağınız hizmeti müzakere ederken, verilecek hizmete ilişkin
elinizle tutup, gözünüzle görerek karar vermenizi sağlayacak dayanaklarınız
yoktur. Bu nedenle pek çok yönetici bu tür çalışmanın ilk başta düşündüğünden
daha zor olduğunu fark eder.
Aşağıdaki rehber, bir danışmanla çalışmak ve çalışacağınız danışmanı seçmekle ilgili karar alırken size yardımcı olmak için tasarlandı. Çeşitli kaynaklardan derlediğimiz bu listede, kararlarınızda dikkate alınması uygun olan ana başlıklar tarafsız bir bakış açısından sıralanıyor.
1. Bir danışmana ne zaman ihtiyaç duyabilirsiniz ?
2. Bir Danışmanla Çalışmak Size Ne Yarar Sağlar?
3.
Amaçlarınızı Belirlediniz mi ?
4.
Ön Hazırlık
7.
Referanslar, Deneyim, Özellikler …
11.
Danışmanı Nasıl Yönetmeli ?
12.
Sonuçtan tatmin olmadıysanız . . .
1.
Bir danışmana ne zaman ihtiyaç duyabilirsiniz ?
Danışmana,
bir boşluğu doldurmak için ihtiyaç duyarsınız. Bu boşluk çeşitli
nedenlerden kaynaklanabilir. Örneğin :
Firma yöneticileri ve personelinin çalışma
kapasitesinin fazlasıyla dolu olması ve bu yüzden ek işler yüklenmelerine
olanak bulunmaması;
Uzmanlık gerektiren bir iş için
firmada uzman bulunmaması ve böyle bir kişinin sürekli olarak istihdam
edilmesinin de ekonomik olmadığı durumlar;
Yapılacak işin kısa sürede
tamamlanması gereken bir görev olması – yeni çıkarılan bir ürün için
eğitim verilmesi veya ürün geliştirme için yeni proseslerin belirlenmesi
gibi.
Bir
danışman aramanızı gerektiren başlıca nedenler :
Personelinizin sahip olmadığı
becerilerin kullanılması
Daha geniş bir deneyime ulaşılması
Bağımsız, profesyonel görüş ve öneriler
alınması
(Herhangi bir nedenle) İşin firma içinde
yapılamaması
2.
Bir Danışmanla Çalışmak Size Ne Yarar Sağlar?
Yapılması gereken işin kısa sürede
yapılması
Yeni veya daha ileri amaçlar ve
hedefler
Yeni bir bakış açısı
Kendi zamanınızı ve dikkatinizi daha
etkili konulara yöneltebilmek
Planların kesin çizgilerle
belirlenebilmesi
Amaçların, politikaların aydınlatılması,
uzantılarının hesaplanması
Metodolojik ve sistematik bir yaklaşım
3. Amaçlarınızı Belirlediniz mi ?
Danışmanlarla
görüşmeden önce, ele alacağınız konular/sorunlar konusundaki düşünceleriniz
açık ve net olmalı. İstediğiniz işin ne olduğunu, bu işin sonucu olarak
neler beklediğinizi ve bu işten firmanızın nasıl faydalanacağını tanımlayın.
İşin
zamanlaması, kapsamı ve çalışmayı etkileyebileceğini öngördüğünüz kısıtlamaları
/ engelleri belirleyin.
Firmanızdan
kimlerin bu çalışmaya katılacağına ve zamanlarının nasıl kullanılacağına
karar verin.
Çalışmanın
sonunda danışmandan sağlanacak katkılara ilişkin açık anlatımlarınız /
tanımlamalarınız olsun.
4. Ön Hazırlık
Amaçlarınızı
iyice belirledikten sonra, yapılması gereken iş için bir özet hazırlayın.
Bu özette: projenin hedefleri, kapsamı, zamanlaması, raporlama prosedürü ve
öngörülen kısıtlamalar açıkça belirtilmelidir.
Hazırlanan özet firmada bulunan diğer kişilerce de gözden geçirilmeli ve ulaşılmak istenen sonuçlar ve beklenen yararlar üzerinde herkesin birleşmesi sağlanmalıdır.
5. Teklifler Nasıl Alınmalı ?
Danışmanlardan,
projede uygulanacak süreç hakkında bilgi içeren ayrıntılı bir teklif
isteyin. Sizin için ne yapacaklarını iyice anlayın. Prosesin ne ve nasıl
olacağı kafanızda iyice netleşmiş olmalıdır.
Danışmanlar
istediğiniz şekilde bir teklif verebilmek için şirketiniz hakkında bazı
bilgiler toplamak, hatta şirketinizde kısa bir görüşme-inceleme çalışması
yapmak ihtiyacını duyabilirler. Bu konuda kolaylık göstermek kaliteli bir
teklif almanızı sağlayacağından, sizin çıkarınızadır. Sizce ticari sır
niteliğinde olan bilgiler isteniyorsa, danışmanlarla bir Sır Saklama Yüklenim
Sözleşmesi imzalayarak bu bilgileri vermeyi düşünebilirsiniz.
Alcağınız
teklifte şu noktaların bulunmasına dikkat edin :
Projenin amacı
Kapsam ve yaklaşım
Tüm zamanlamayı ve dönüm noktalarını
belirten proje planı
Kritik başarı faktörleri
İşi üstlenecek olan danışmanların
isim ve özgeçmişleri
Referanslar
Proje sonunda elde edileceklerin açıkça
belirtilmesi
Faydalar
Ücret, giderler ve ödeme planları
Danışmalardan
yazılı teklifler talep edin.
6. Projeden Kim(ler) Sorumlu?
Başarılı
bir danışmanlık, insan ilişkilerinde de başarılı olmayı gerektirir .
İşi yapacak danışmanla görüşmeniz, hem danışmanı daha iyi tanımanızı
sağlar hem de onun deneyim ve birikimlerini daha iyi anlamınıza yardımcı
olur.
Aslında,
belki de en önemlisi firma içinden ve danışman firmadan projede beraber çalışacak
kişilerin bir araya geldiklerinde kendilerini rahat hissetmeleri – yani
“kimya”larının uyuşmasıdır.
Danışmanın
tarzı sizin firmanızın tarzına paralel mi ?
Söylediklerinde
tutarsızlıklar var mı ?
Eğer
herhangi bir kuşkunuz varsa gündeme getirin, bu kuşku sadece yanlış anlaşmadan
kaynaklanıyor olabilir.
Teklif üzerindeki tüm kuşkularınız kalkıp, tam anlaşmaya varana kadar görüşmelere devam edin.
7. Referanslar, Deneyim, Özellikler …
Danışmanın uygun bilgi ve deneyime sahip olduğundan emin olun. Önceliği danışmanın çalışma hayatındaki deneyime verin. Ayrıca, proje konusuyla ilgili pratik deneyime sahip olup olmadıkları da çok önemlidir. Danışmanın bu proje için uygun olduğunu onaylayabilecek isimler (referanslar) isteyin. Onlara işlerinde iyi olmalarını sağlayan özelliklerin ne olduğunu sorun.
8.
Garantiniz Nedir ?
Projenin
sonunda elde edilecek sonuçlar için bir danışmanın güvence verebilmesi çok
zordur – çünkü projenin başarısı pek çok faktöre dayanmaktadır. Ancak
size yaptıkları işin “kalitesi” konusunda bir garanti verebiliyor olmaları
gerekir.
Örneğin, isteklerinize cevap verme süreleri, yüklenilen işin miktarı, proaktif yaklaşım, vs. gibi konular bir danışmanın tamamen kontrolü altında olabilecek ve garanti edebileceği konulardır.
9.
Ne Fiyat Ödüyorsunuz ?
Danışman
size net, profesyonel fiyatlama ilkeleri ve kuralları sunabiliyor mu ? Bir danışman
için sizin projenizde harcayacakları zamanı kesin olarak belirleyebilmek
oldukça zordur ancak sizin için oldukça yakın bir tahminde bulunabilmesi
gerekir.
Eğer
iş/proje zamanında tamamlanamazsa ne olacağını mutlaka önceden belirleyin.
İlk
bakışta görülmeyen komisyon ya da giderler var mı, kontrol edin.
En iyi yöntem birkaç danışmandan teklif alıp, karşılaştırmaktır.
10.
Danışman Bağımsız mı ?
Özellikle projenizle ilgili bir şeyler satın almanızı gerektiren durumlarda çok dikkatli olun. Danışmanın belli ürünlerle veya firmalarla bağlantıları olabilir.
11.
Danışmanı Nasıl Yönetmeli ?
Projedeki
ilerleme ile ilgili haftalık resmi olmayan kısa toplantılar yapın. Bu
toplantılar yönetimin projeden kopmamasını ve olası krizlerin çıkmadan önlenmesini
sağlar. Resmi toplantılar daha üst düzeyde yapılmalıdır.
Proje, tüm hedeflerin gerçekleştirildiğini belirten bir raporla sona ermelidir.
12.
Sonuçtan tatmin olmadıysanız . . .
En
iyi planlanmış projeler bile umulan sonuçları vermeyebilir. Aşağıdaki
faktörlere dikkat etmeniz durumunda pek çok noktayı büyük bir problem
haline gelmeden çözmeniz mümkündür :
Kaygılarınızı hem iş arkadaşlarınızın
hem de danışmanların görüşünü almak için gecikmeden dile getirin.
Sözleşmenize ve önceden hazırladığınız
özete başvurun
Sorunu çözme konusunda ihtiyacınız
olan reçete konusunda açık ve net olun.
Sözleşme üzerinden geçeceğiniz özel
bir toplantı düzenleyin.
Eğer aranızda anlaşamazsanız,
üçüncü bir taraftan da görüş alın.
Başarılı
bir projeyi yürütmenin anahtarı: hem firmanız içinde hem danışman gözünde
beklentileriniz hakkında açık, problem çözme konusunda istekli olmakta
yatar.
Bir danışmanı seçmek gerçekten zordur. Satıcı yanı güçlü bir kişi ile karşı karşıya kalıp, kendinizi bir anda sözleşme imzalamış bulabilirsiniz. Her iş gibi bu konuda da soğukkanlı ve sağduyulu davranmak en kazançlı yoldur.